تابِع عملك بالمهام
أنشئ مهامّ مرتبطة بطلب أو عرض، وأسنِدها إلى زملائك، وحدّد مواعيد استحقاق، وصفِّ حسب المتأخّر أو المستحق اليوم، وعلّم العمل مكتملاً، كي لا يفلت شيء من توريدك.
ماذا ستتعلّم
- أنشئ مهمّة واربطها بطلب أو عرض
- أسنِدها إلى زميل وحدّد موعد استحقاق
- صفِّ حسب المتأخّر أو المستحق اليوم أو القادم، وعلّم العمل منجَزاً
التوريد مليء بالتزامات صغيرة يسهل أن تضيع. عاوِد الاتصال بالمورّد بشأن مدد التوريد. لاحِق المستند المفقود قبل الموعد النهائي. راجِع العروض الثلاثة التي وصلت ليلاً. ذكّر زميلاً بأن يعتمد الترسية. لا شيء من هذه صعب بحدّ ذاته، لكن حين تتوزّع عبر عشرات الطلبات المفتوحة وصندوق بريد مشترك، يكون الذي يفلت دائماً هو الذي كان مهمّاً.
تمنحك المهام مكاناً واحداً لتدوين ذلك العمل وربطه بالطلب أو العرض الذي يخصّه. يمكنك إسناد مهمّة إلى زميل، ومنحها موعد استحقاق، ثم ترى بنظرة واحدة ما هو متأخّر، وما هو مستحق اليوم، وما هو قادم. وعندما يُنجَز العمل، تعلّمه مكتملاً، ويبقى السجلّ مرفقاً بالطلب بحيث يستطيع كل من يراجع لاحقاً أن يرى ما حدث.
Why this matters
نادراً ما يفشل الطلب المتعثّر بسبب مشكلة كبيرة. بل يفشل لأن متابعة صغيرة سقطت في الفجوة بين الأشخاص. وربط المهام بالطلب أو العرض الذي تخصّه يسدّ تلك الفجوة: فالشخص التالي الذي يفتح الطلب يرى ما هو معلّق، ومن يملكه، ومتى يستحقّ، بدلاً من الاعتماد على ذاكرة أحدهم أو بريد مدفون.
ما الذي يمكن أن تحمله المهمّة
لكل مهمّة عنوان وموعد استحقاق. وفيما عدا ذلك، يمكنك منحها ثلاثة أمور تجعلها مفيدة في فريق مزدحم:
| أضِف هذا | حتى |
|---|---|
| رابط إلى طلب أو عرض | تظهر المهمّة في سياقها، ويستطيع زميل أن ينتقل مباشرةً إلى الطلب أو العرض الذي تخصّه. |
| مُسنَد إليه | يملكها زميل بعينه، فتظهر في عرضه للعمل. |
| نوع (اتصال، اجتماع، بريد، مراجعة، موعد نهائي، وغير ذلك) | تُقرأ كل مهمّة بنظرة واحدة، فيبرز الاتصال عن مراجعة مستند. |
مواعيد الاستحقاق بالتاريخ فقط: تستحقّ المهمّة في يوم من التقويم، لا في وقت محدّد. وهذا يبقي "مستحق اليوم" يُقرأ بالطريقة ذاتها لكل فرد في فريقك، أينما كان.
إنشاء مهامّك وتنظيمها
أنشئ مهمّة واربطها بعملك
انتقل إلى المهام في الشريط الجانبي واختر نشاط جديد. امنحها عنواناً وموعد استحقاق. ولربطها بتوريدك، ابحث عن طلب أو عرض في حقل مرتبط بـ، ثم اختر النوع وأسنِدها إلى زميل. أضِف ملاحظة إن كان هناك سياق يستحقّ التدوين.
ما إن تُربَط المهمّة، يتيح لك فتحها الانتقال مباشرةً إلى ذلك الطلب أو العرض، بحيث يكون العمل والشيء الذي يخصّه على بُعد نقرة واحدة دائماً.
انظر ما الذي يحتاج إلى الاهتمام أولاً
يعرض أعلى الصفحة أربعة أرقام: مفتوحة، ومتأخّرة، ومستحقّة اليوم، ومنجَزة. وتتيح لك علامات التبويب أدناه التركيز على واحدة من تلك الشرائح بالضبط. افتح متأخّرة في بداية اليوم لتصفية ما فاته، ثم مستحقّة اليوم للتخطيط لما هو قادم.
استخدم مفتاح أنشطتي فقط للتبديل بين مهامّك أنت وكل ما عبر الفريق. ابحث بالكلمة المفتاحية، ورتّب حسب موعد الاستحقاق أو أي عمود آخر، وتنقّل عبر القوائم الأطول.
علّم العمل منجَزاً، أو أعِد فتحه
عندما تُنجَز مهمّة، استخدم تعليم مكتملاً من قائمتها. يمكنك إضافة ملاحظة إكمال تصف ما حدث، تبقى مرفقةً بالمهمّة كسجلّ. أتحتاج إلى تصفية أمر لم يعد سارياً دون إكماله؟ استخدم تجاهل. وإذا احتجت يوماً إلى استعادة مهمّة مكتملة أو متجاهَلة، يعيدها إعادة فتح إلى قائمتك المفتوحة.
ولإغلاق عدّة مهامّ دفعةً واحدة، حدّد مهامّ متعدّدة وعلّمها مكتملةً معاً، مع ملاحظة مشتركة اختيارية.
مهمّة في سياقها
Scenario
عرض أحد الموردين تنقصه شروط التسليم، وإغلاق تقديم العروض بعد ثلاثة أيام. تنشئ مهمّة، "اطلب من Orion Steel تأكيد شروط التسليم"، وتربطها بذلك العرض، وتضبط موعد الاستحقاق على الغد، وتسنِدها إلى الزميل الذي يملك الطلب. تظهر في عرض مستحقّة اليوم لديه، فيفتحها، وينتقل مباشرةً إلى العرض، ويراسل المورّد. وحين تعود الشروط، يعلّمها مكتملةً مع ملاحظة. وهكذا يصبح التبادل كله جزءاً من السجلّ على ذلك الطلب، لا ضائعاً في محادثة ثنائية.
كيف يبدو الأداء الجيّد
الفرق التي تبقى مسيطرةً على توريدها تميل إلى استخدام المهام بالطريقة ذاتها:
- تصبح كل متابعة مهمّة مهمّةً ذات موعد استحقاق، بدلاً من أن تعيش في رأس أحدهم.
- تُربَط المهام بالطلب أو العرض الذي تخصّه، فيسافر السياق مع العمل ولا يظلّ الشخص التالي يخمّن.
- يُسنَد العمل إلى شخص، لا يُترَك بلا مالك. المهمّة غير المُسنَدة هي عمل الجميع، أي إنها عمل لا أحد.
- يبدأ اليوم على علامتي تبويب المتأخّرة والمستحقّة اليوم، فلا يتقادم شيء بهدوء بعد موعده.
- تحمل المهام المكتملة ملاحظة قصيرة، فيشرح السجلّ ليس فقط أن شيئاً أُنجِز، بل ما كانت نتيجته.
Next steps
أدلة ذات صلة