أضف استبياناً
اجمع إجابات منظّمة من كل مورد مقدِّم عرض، ودع تقييم الذكاء الاصطناعي يأخذها في الحسبان إلى جانب السعر، فيفوز أفضل مورد لا الأرخص فقط.
ماذا ستتعلّم
- فهم كيفية تغذية إجابات الاستبيان لتقييم الذكاء الاصطناعي
- تصميم أسئلة بأنواع الإجابات والأوزان الصحيحة
- استخدام الأسئلة الحاسمة لاستبعاد العروض غير المتوافقة تلقائياً
- معرفة القواعد المتعلقة بمجموع الأوزان البالغ 100%
Scale خطوة الاستبيان متاحة على خطة Scale لطلبات RFQ وRFP. أما طلبات RFI فتتضمّن خطوة استبيان في كل الخطط، لأن نشر RFI يستلزم سؤالاً واحداً على الأقل.
السعر بعد واحد. المورد الذي يسعّر بأقل بنسبة 10% لكنه يفتقر إلى شهادة سلامة مطلوبة، أو لا يستطيع التسليم في بلدك، أو لم يتعامل قط مع حجم طلبك، ليس في الواقع صفقة جيدة. يحوّل الاستبيان هذه المخاوف إلى بيانات منظّمة يمكن لتقييم الذكاء الاصطناعي ترتيبها إلى جانب السعر.
عندما يقدّم مورد عرضاً، يجيب عن كل سؤال تحدّده. تتحد إجاباته مع تسعيره التجاري في درجة واحدة من 0 إلى 100. تحصل على قائمة مرتّبة تعكس ما عرضه وما إذا كان يستوفي معاييرك، دون قراءة كل عرض يدوياً.
Why this matters
بدون استبيان، لا يستطيع تقييم الذكاء الاصطناعي إلا مقارنة السعر والكمية والتسليم. ومعه، يمكنه ترجيح الامتثال أو القدرة الفنية أو الخبرة أو أي عامل آخر تعرّفه. يخبر الوزن الذي تخصصه لكل سؤال النظامَ بمقدار ما ينبغي أن يحرّك به الدرجة، فالسؤال الذي يساوي 40% له ضعف التأثير التقييمي للسؤال الذي يساوي 20%.
متى تضيف استبياناً
حالات استخدام جيدة
أنت تورّد خدمة متخصصة تهمّ فيها خبرة المورد بقدر السعر. لديك متطلب تنظيمي يجب أن يصادق كل مورد على امتثاله له قبل أن تتمكن من ترسية العقد عليه. تريد مقارنة الموردين على مدة التسليم أو شروط الضمان بطريقة منظّمة بدلاً من قراءة ملاحظات نصية حرة. أي من هذه الحالات يستدعي استبياناً.
| نوع السؤال | الأفضل لـ |
|---|---|
| نعم / لا | فحوص الامتثال، والشهادات، ومعايير الأهلية الثنائية. أسئلة نعم/لا هي النوع الوحيد الذي يمكن تمييزه كأسئلة حاسمة. |
| نص | أوصاف القدرات المفتوحة، وشروحات المنهجية، والمراجع. يقيّمها الذكاء الاصطناعي، لا قاعدة ثابتة. |
| رقم | سنوات الخبرة، وعدد المشاريع السابقة، ومدة التسليم بالأيام. تُقيّم مقابل قاعدة تحدّدها (أكبر من، أقل من، بين). |
| اختيار فردي / اختيار متعدد | شروط الدفع المفضّلة، والتغطية الجغرافية، ومستويات الخدمة. تحدّد الخيارات؛ ويقيّم النظام مقابل إجابتك المفضّلة. |
| تاريخ | أقرب تاريخ بدء، وانتهاء الضمان، وتاريخ آخر تدقيق. تُقيّم مقابل قاعدة تاريخ. |
قبل أن تبدأ
- بالنسبة إلى RFQ أو RFP، يجب أن يكون طلبك على خطة Scale كي يظهر الاستبيان كخطوة مستقلة في المعالج. أما على خطتَي Explore وGrow، فلا يكون الاستبيان خطوة في المعالج أصلاً، بل يظهر كبطاقة مقفلة في خطوة المراجعة برسالة ترقية.
- خطّط معايير تقييمك قبل أن تفتح المعالج. تأتي الأسئلة الجيدة من معرفة ما قد يغيّر قرارك، لا من التفكير في أشياء تسأل عنها.
- إن رجّحت أسئلتك، يجب أن يصل مجموع الأوزان إلى 100%، أو يمكنك تركها جميعاً عند 0 للحصول على استبيان غير مقيَّم. حدّد الأهمية النسبية لكل مجال قبل أن تبدأ بإضافة الأسئلة.
- إن أردت أن يقترح الذكاء الاصطناعي أسئلة بناءً على فئة طلبك، فاحرص على تعبئة نوع طلبك وتفاصيل المتطلبات، فميزة الاقتراح تستخدمها كسياق.
إضافة استبيان إلى طلبك
افتح خطوة الاستبيان
يختلف موضع الاستبيان في قائمة الخطوات حسب نوع الطلب. في RFQ على خطة Scale، يأتي بعد جدول الكميات. وفي RFP على خطة Scale، يأتي قبل جدول الكميات، لأن عروض RFP تُقيَّم على المنهجية قبل تفاصيل التسعير. أما في RFI فلا توجد خطوة جدول كميات أصلاً، فيأتي الاستبيان مباشرة بعد المتطلبات. وعلى خطتَي Explore وGrow، تتخطى طلبات RFQ وRFP الخطوة كلياً وتُعرض كبطاقة مقفلة في خطوة المراجعة بدلاً من ذلك.
في أعلى الخطوة سترى لوحة اقتراحات الأسئلة بالذكاء الاصطناعي لفئة طلبك. يمكنك تحميل الاقتراحات للحصول على مجموعة أسئلة مبدئية، أو البناء من الصفر.
لتحميل اقتراحات الذكاء الاصطناعي، اختر تحميل الاقتراحات. يعرض مربع تأكيد تكلفة الرصيد قبل أن تؤكد. تأتي الأسئلة المقترحة مصنّفة مسبقاً ويمكن إضافتها إلى استبيانك بنقرة واحدة. تُجمّع اقتراحات الأسئلة الحاسمة في الأعلى.
أضف كل سؤال واضبطه
اختر إضافة سؤال لإنشاء سؤال. تتوسّع كل بطاقة سؤال لتعرض حقول إعدادها:
- نص السؤال: السؤال الفعلي الذي يقرؤه المورد ويجيب عنه.
- نوع الإجابة: اختر الصيغة التي تطابق الإجابة التي تحتاجها (نعم/لا، نص، رقم، تاريخ، اختيار فردي، أو اختيار متعدد).
- الفئة: صنّف السؤال على أنه امتثال، أو فني، أو تجاري، أو عام. هذا ينظّم الأسئلة في طريقة المراجعة لديك.
- الوزن: النسبة المئوية التي يساهم بها هذا السؤال في درجة الاستبيان. يجب أن يصل مجموع الأوزان إلى 100% بالضبط، أو يمكنك تركها جميعاً عند 0 للحصول على استبيان غير مقيَّم. يعرض لك مجموع الأوزان في أعلى الخطوة الإجمالي الجاري.
- وضع التقييم: كيفية تقييم الإجابة. تُقيّم الإجابات النصية دائماً بالذكاء الاصطناعي (يقرؤها النظام ويفسّرها). وتُقيّم إجابات نعم/لا دائماً بقاعدة (تُطابق مع إجابتك المتوقعة). أما الأرقام والتواريخ وأنواع الاختيار فتتيح لك الاختيار بين التقييم القائم على قاعدة والتقييم بالذكاء الاصطناعي.
- مفتاح إلزامية، يظهر على البطاقة إما يجب أن يجيب المورد أو يمكن للمورد التخطي: يحدّد ما إذا كان المورد يُمنع من تقديم عرضه حتى يجيب عن هذا السؤال.
- محرر الخيارات لأسئلة الاختيار الفردي والمتعدد: حدّد قائمة الخيارات التي يختار المورد منها.
استخدم إضافة سريعة في أعلى بطاقة الأسئلة لإدراج أسئلة امتثال وقدرة شائعة دون إعدادها من الصفر. تأتي أسئلة الإضافة السريعة بإعدادات افتراضية معقولة يمكنك تعديلها.
اضبط قاعدة التقييم أو دليل الذكاء الاصطناعي
بالنسبة إلى الأسئلة القائمة على قاعدة، تخبر النظام كيف تبدو الإجابة الصحيحة:
- نعم/لا: اختر الإجابة المتوقعة (نعم أو لا). يمنح النظام أعلى درجة للإجابة المتوقعة.
- رقم: حدّد شرطاً (أكبر من، أقل من، بين، أو يساوي) والقيمة المستهدفة.
- تاريخ: حدّد شرط تاريخ (قبل، بعد، أو بين) والتاريخ المستهدف.
- اختيار فردي أو متعدد: أضف خيارات الإجابة أولاً، ثم اختر الخيار (أو الخيارات) الذي يمثّل الإجابة المفضّلة.
بالنسبة إلى الأسئلة المقيَّمة بالذكاء الاصطناعي (كل الأسئلة النصية، وأي نوع آخر تضبطه على وضع الذكاء الاصطناعي)، أضف دليل تقييم الذكاء الاصطناعي: وصفاً بلغة بسيطة لكيفية الإجابة القوية. على سبيل المثال: "الإجابة القوية تصف عملية مراقبة جودة موثّقة بثلاث نقاط تفتيش على الأقل، ومراجع لمعايير ذات صلة، وأدلة على تدقيقات طرف ثالث خلال العامين الماضيين". كلما كان دليلك أكثر تحديداً، قيّم الذكاء الاصطناعي الإجابات بثبات أكبر.
أو ابدأ من بنك تأهيل مسبق
بدلاً من بناء كل سؤال يدوياً، يمكنك الإضافة من بنوك التأهيل المسبق المنسَّقة في VEXORS: مجموعات أسئلة جاهزة لقطاع الإنشاءات في الخليج تغطي التراخيص، والصحة والسلامة، وضمان الجودة/مراقبة الجودة، والمتانة المالية، والمراجع، والتأمين. حدّد البنوك أو الأقسام التي تريدها، ثم افتحها عبر تشغيل اقتراح بالذكاء الاصطناعي (مقيّد برصيد، بنفس طريقة اقتراحات الأسئلة الفردية بالذكاء الاصطناعي). بمجرد فتحها، تصبح الأسئلة المضافة ملكك لتعديلها أو إعادة ترجيحها أو حذفها كأي سؤال بنيته من الصفر.
هذه أسرع طريقة لوضع أساس امتثال متين في استبيان فئة إنشاءات دون كتابة أسئلة التراخيص والسلامة بنفسك.
ميّز الأسئلة الحاسمة
تنطبق أسئلة السؤال الحاسم على أنواع إجابات نعم/لا فقط. لتمييز سؤال، فعّل مفتاح السؤال الحاسم على بطاقة السؤال بعد ضبط الإجابة المتوقعة.
عندما يجيب مورد عن سؤال حاسم بخلاف إجابتك المتوقعة، مثل أن يجيب بـ"لا" عن "هل تحمل ترخيص السلامة المطلوب؟"، يُستبعد عرضه. يظهر في علامة تبويب العروض لكنه يُستثنى من تقييم الذكاء الاصطناعي ومن الترتيب.
ميّز سؤالاً كسؤال حاسم فقط عندما تكون الإجابة الخاطئة مستبعِدة فعلاً، لا غير مفضّلة فحسب. استخدمه للمتطلبات التنظيمية الصارمة، لا للتفضيلات. السؤال الحاسم الذي يُسقط معظم مورّديك يبطل الغرض من إجراء طلب مفتوح.
تحقق من مجموع الأوزان واحفظ
يعرض لك مجموع الأوزان في أعلى الخطوة إجماليك الجاري. يتحوّل إلى الأخضر عند 100% بالضبط وإلى الأحمر إن تجاوزته. يمكنك الانتقال إلى خطوة المراجعة بمجرد أن يكون المجموع 100% بالضبط، أو بتركه عند 0 للحصول على استبيان غير مقيَّم.
توزيعات الأوزان الشائعة: امنح أكبر وزن للمعايير التي قد تغيّر قائمتك المختصرة فعلاً. إن كان السعر هو الأهم وكان الاستبيان مرشِّح امتثال، فأبقِ أوزان الأسئلة معتدلة (15 إلى 30% لكل سؤال). وإن كانت قدرة المورد هي العامل الأساسي في القرار، فدع تلك الأسئلة تحمل وزناً أكبر.
عندما يبلغ المجموع 100%، اختر التالي للانتقال إلى خطوة المراجعة.
ما يراه المورد
عندما يفتح المورد طلبك لتقديم عرض، يظهر الاستبيان كقسم مطلوب من نموذج العرض. يُعرض كل سؤال بعلامة فئته ونوع إجابته. لا يرى المورد الأوزان التي خصصتها أو ما إذا كان السؤال حاسماً. يرى نص السؤال وصيغة الإجابة، ويجب أن يجيب عن كل الأسئلة المطلوبة قبل أن يتمكن من تقديم عرضه.
تغيير الاستبيان بعد النشر
طالما أن الطلب في حالة مسودة، يمكنك إضافة الأسئلة وإزالتها وإعادة ترجيحها بحرية. وبعد النشر، تُعالَج أي تغييرات على الاستبيان بوصفها تعديلاً، ويُطلَب من الموردين الذين بدؤوا أو قدّموا عرضاً مراجعة التغيير. وبمجرد ترسية الطلب، يُقفل الاستبيان.
لا يزال من المجدي التخطيط لأسئلتك بعناية قبل النشر كي يقدّم الموردون عروضهم على موجز ثابت.
كيف يرتبط بتقييم الذكاء الاصطناعي
عندما تشغّل تقييم الذكاء الاصطناعي في علامة تبويب تقييم الذكاء الاصطناعي، يحسب النظام درجتين فرعيتين لكل عرض مؤهَّل: درجة تجارية (بناءً على السعر والكميات والتسليم ومستويات الأهمية) ودرجة استبيان (بناءً على الإجابات التي قدّمها الموردون، مرجَّحة بأوزان أسئلتك). تتحد هاتان في درجة إجمالية من 0 إلى 100 وترتيب عبر كل العروض.
نسبة التقسيم بين الاثنين قابلة للتهيئة، وافتراضياً 60% تجاري و40% استبيان. تعرض خطوة المراجعة النسبة الفعّالة كملاحظة سفلية كي تؤكدها قبل النشر. ارفع حصة الاستبيان إن كانت مؤهلات المورد أهم من السعر لهذا الطلب؛ وارفع حصة الجانب التجاري إن كنت تُرشّح بشكل أساسي على الامتثال بينما يبقى السعر هو الفيصل.
كيف يبدو العمل الجيد
- من خمسة إلى ثمانية أسئلة مركّزة تنتج عادةً درجة أكثر موثوقية من خمسة عشر سؤالاً مخفَّفاً. فكثرة الأسئلة بأوزان صغيرة تقلّل الإشارة من أي معيار منفرد.
- ينبغي أن يكون كل سؤال شيئاً ستقرؤه وتقارنه يدوياً فعلاً لو اضطُررت. وإن لم تكن لتفعل، فلا مكان له في الاستبيان.
- ينبغي أن ترتبط الأسئلة الحاسمة بمتطلبات تنظيمية أو تعاقدية صارمة، لا بتفضيلات. واحد أو اثنان عادةً هو الصواب.
- ينبغي أن تعكس الأوزان الأهمية الفعلية لكل معيار في قرار التوريد لديك، لا أن تُوزَّع بالتساوي من أجل الترتيب.
- ينبغي أن يصف دليل تقييم الذكاء الاصطناعي للأسئلة النصية الإجابة القوية بعبارات ملموسة، لا بلغة جودة غامضة.
Next steps
أدلة ذات صلة