نظام ERP يسجّل عملية الشراء. أما VEXORS فيكسبها.
يصدر ERP أمر الشراء، ويطابق الفاتورة، ويسجّل في الدفاتر، بعد اختيار المورد. أما كل ما قبل ذلك، إيجاد الموردين، وجمع عروض قابلة للمقارنة، وتقييمها، والدفاع عن الترسية، فما زال يجري في صناديق البريد والجداول. تلك هي الفجوة التي يملؤها VEXORS، دون ترحيل بيانات ودون اقتلاع أي شيء.
دون بطاقة للبدء. يخرج طلبك الأول خلال دقائق.
أمر الشراء وقرار التوريد يجيبان عن سؤالين مختلفين
أحدهما من يجب أن يفوز بالصفقة، والآخر كيف تُسجَّل حقيقة اختيار الفائز. تجيب وحدة الشراء في ERP عن السؤال الثاني جيداً، لا الأول.
قبل الترسية، على VEXORS
- إيجاد موردين خارج قائمة الموردين، عبر مطابقة بالذكاء الاصطناعي تقترح شركات من الشبكة تناسب الطلب.
- صياغة الطلب كـ RFQ أو RFP أو RFI، بمسودة يولّدها الذكاء الاصطناعي من وصف عادي، مع بنود ومعايير تنقّحها قبل النشر.
- جمع العروض مقابل البنود نفسها، بحيث تصطف كل الردود للمقارنة.
- تقييم العروض بالذكاء الاصطناعي مع تبرير مكتوب لكل درجة، ثم القرار. يبقى القرار دائماً للمشتري.
بعد الترسية، في ERP
- إصدار أمر الشراء للمورد والسعر اللذين اختارهما المشتري.
- مطابقة الفاتورة مع أمر الشراء وما تم استلامه فعلاً.
- تسجيل المعاملة في السجل المحاسبي.
هذه هي المهمة التي صُممت من أجلها وحدات الشراء في SAP وOracle وMicrosoft Dynamics، ويترك VEXORS هذه المهمة في مكانها تماماً.
المصافحة
لا شيء يُستبعد. يواصل ERP القيام بما اعتاد عليه دائماً. يدير VEXORS الخطوة التي تسبقه.
- 1
المناقصة تُدار على VEXORS
يستجيب الموردون لطلب RFQ أو RFP أو RFI بعروض مقابل البنود نفسها، فتصطف الردود جنباً إلى جنب بدلاً من الوصول بصيغ مختلفة.
- 2
المشتري يقرر
يرتّب تقييم الذكاء الاصطناعي العروض ويكتب سبب كل درجة. يراجع المشتري هذا الترتيب ويختار المورد. VEXORS لا يُرسي على أي عرض من تلقاء نفسه أبداً.
- 3
الترسية تنتقل إلى ERP
يُدخَل المورد الفائز والسعر المتفق عليه في ERP بالطريقة نفسها التي يُدخَل بها أي أمر شراء اليوم، من قِبل من يصدر أوامر الشراء أصلاً في الفريق.
- 4
ERP يتولى الأمر من هناك
يبقى أمر الشراء ومطابقة الفاتورة والدفع في مكانها تماماً كما كانت دائماً. ينتهي دور VEXORS عند الترسية.
ما لا تراه الوحدة
وحدة الشراء لم تُبنَ أصلاً لهذه المهام الأربع. وكل واحدة منها تكلفك اليوم.
مورد يتجاوز قائمة الموردين
تضم قائمة الموردين من تتعامل معهم الشركة بالفعل. لا يوجد فيها حقل لمورد لم يُدرج بعد، فإيجاد واحد يحدث خارج ERP تماماً.
عرض ثانٍ أو ثالث للمقارنة
تسجّل وحدة أمر الشراء مورداً واحداً وسعراً واحداً. لا مكان فيها لوضع عرض منافس بجانب ذلك العرض، فتحدث المقارنة في جدول بيانات منفصل، أو لا تحدث أصلاً.
الأسباب وراء القرار
لا يوجد حقل لما قِيس عليه العرض. حين تسأل المالية عن سبب فوز ذلك المورد، يُعاد بناء الإجابة من الذاكرة أو من سلسلة بريد قديمة.
هل سلّم المورد فعلاً
تُظهر الوحدة ما دُفع للمورد. ولا تحتفظ بأي سجل عن تسليمه في الوقت المحدد أو عن أدائه مقارنة بمن تنافسوا معه، لأنه لم يُطلب من أي طرف تقييم الآخر.
إعادة الطلب مكانها ERP. أما القرارات فمكانها VEXORS.
المشتريات المنظمة ليست الخيار الصحيح لكل عملية شراء. إليك كيف تعرف أيّهما يناسب الشراء الذي أمامك.
تكفي الوحدة وحدها عندما
- تكون عملية إعادة طلب من مورد متعاقد معه بالفعل، وبسعر متفق عليه أصلاً.
- يكون صنفاً من الكتالوج يُجدَّد وفق جدول ثابت، دون سبب لمراجعة السوق مجدداً.
تحتاج VEXORS عندما
- يجب أن يتنافس أكثر من مورد قبل أن يلتزم أحد.
- لم تُورَّد هذه الفئة من قبل، أو مرّ وقت كافٍ ليتغير فيه الأسعار أو الموردون.
- تحتاج عملية الشراء إلى سبب موثّق، لأن المالية أو المدقق سيسأل كيف اتُّخذ القرار.
ما الذي يتغيّر فعلياً، لتقنية المعلومات
لا شيء يُستبعد. يبقى ERP هو السجل الرسمي لأوامر الشراء والفوترة والدفع، تماماً كما هو اليوم. يقف VEXORS أمامه في الخطوة التي يُختار فيها المورد، فيدير طلب RFQ أو RFP أو RFI ويجمع العروض قبل أن يُصدر أحد أمر شراء. لا يوجد ترحيل بيانات، لأن بيانات ERP لا تتحرك من مكانها.
الأسئلة الأمنية وأسئلة الامتثال التي تُطرح بعد ذلك عادةً، تجد إجاباتها في صفحة الأمان في VEXORS.
أسئلة شائعة
احصل على قالب RFQ/RFP/RFI مجاناً
قالب توريد قابل لإعادة الاستخدام لطلبات RFQ/RFP/RFI، يتضمّن بنود الطلب ومعايير التقييم وتعليمات الموردين. أدخل بريدك وحمّله.