نظام ERP يسجّل عملية الشراء. أما VEXORS فيكسبها.
يصدر ERP أمر الشراء، ويطابق الفاتورة، ويسجّل في الدفاتر، بعد اختيار المورد. أما كل ما قبل ذلك (إيجاد الموردين، وجمع عروض قابلة للمقارنة، وتقييمها، والدفاع عن الترسية) فما زال يجري في صناديق البريد والجداول. تلك هي الفجوة التي يملؤها VEXORS، دون ترحيل بيانات ودون اقتلاع أي شيء.
دون بطاقة للبدء. يخرج طلبك الأول خلال دقائق.
- مجاني للبدء، دون بطاقة
- بياناتك تبقى ملكك
- الموردون يردّون مجاناً
ما الفرق بين وحدة المشتريات في ERP ومنصة التوريد؟
تصدر وحدة المشتريات في ERP أمر الشراء، وتطابق الفاتورة، وتُرحّل الدفع، بعد أن يكون المورد قد اختير بالفعل. أما منصة التوريد فتدير الخطوة التي تسبق ذلك: نشر الطلب، ودعوة موردين لم يصبحوا بعد ضمن قائمة الموردين، وجمع عروض على النطاق نفسه، والرد على الاستفسارات، وتسوية العروض وتقييمها، والاحتفاظ بالسجل الذي يقف خلف الترسية. VEXORS هو منصة التوريد هذه، فهو يسلّم ERP مورداً وسعراً للعمل عليهما، ويواصل ERP كل ما يقوم به أصلاً.
أمر الشراء وقرار التوريد يجيبان عن سؤالين مختلفين
أحدهما من يجب أن يفوز بالصفقة، والآخر كيف تُسجَّل حقيقة اختيار الفائز. تجيب وحدة الشراء في ERP عن السؤال الثاني جيداً، لا الأول.
قبل الترسية، على VEXORS
- إيجاد موردين خارج قائمة الموردين، عبر مطابقة بالذكاء الاصطناعي تقترح شركات من الشبكة تناسب الطلب.
- صياغة الطلب كـ RFQ أو RFP أو RFI، بمسودة يولّدها الذكاء الاصطناعي من وصف عادي، مع بنود ومعايير تنقّحها قبل النشر.
- جمع العروض مقابل البنود نفسها، بحيث تصطف كل الردود للمقارنة.
- تقييم العروض بالذكاء الاصطناعي مع تبرير مكتوب لكل درجة، ثم القرار. يبقى القرار دائماً للمشتري.
بعد الترسية، في ERP
- إصدار أمر الشراء للمورد والسعر اللذين اختارهما المشتري.
- مطابقة الفاتورة مع أمر الشراء وما تم استلامه فعلاً.
- تسجيل المعاملة في السجل المحاسبي.
هذه هي المهمة التي صُممت من أجلها وحدات الشراء في SAP وOracle وMicrosoft Dynamics، ويترك VEXORS هذه المهمة في مكانها تماماً. لا شيء يُستبعد. يواصل ERP القيام بما اعتاد عليه دائماً. يدير VEXORS الخطوة التي تسبقه.
نظام واحد للسجل الرسمي، ونظام آخر يكسب الصفقة
يبقى ERP المكان الوحيد الذي تعيش فيه أوامر الشراء والفواتير والمدفوعات. يدير VEXORS الخطوة التي تسبق وجود ذلك السجل: الطلب، والعروض، والتقييم، والمنطق الذي أنتج الرقم الذي يُرحّله ERP في النهاية.
ترحيل بيانات صفر
لا شيء يغادر ERP، ولا حاجة لذلك. يعمل VEXORS جنباً إلى جنب مع SAP أو Oracle أو Microsoft Dynamics أو Odoo، ويبقى سجل الموردين ودليل الحسابات وكل معاملة مُرحَّلة في مكانها تماماً كما هي اليوم.
جاهز قبل أمر الشراء التالي
لا يوجد مشروع تطبيق يُجدوَل. يمكن أن يُنشر أول طلب RFQ أو RFP أو RFI منظم لديك في اليوم نفسه الذي تسجّل فيه، على باقة استكشاف المجانية، بينما يواصل ERP إدارة العمليات التي يتولاها أصلاً.
ما لا تراه الوحدة
دعوة موردين لم يصبحوا موردين بعد
تضم قائمة الموردين من تتعامل معهم الشركة بالفعل. لا يوجد فيها حقل لمورد لم يُدرج بعد، فإيجاد واحد يحدث خارج ERP تماماً. على VEXORS، لا يحتاج المورد إلى أن يكون موجوداً في نظامك قبل أن تدعوه: فهو يسجّل مجاناً من الدعوة نفسها ويسعّر الطلب من متصفح أو من هاتفه. يمكن لمطابقة مدعومة بالذكاء الاصطناعي أن تقترح أيضاً شركات من الشبكة تناسب الطلب، وهذا مجرد خيار إضافي؛ أما قائمة الموردين المدعوين فتبقى خاصة بك ولا تُعرض أبداً على الموردين الذين تقارنهم.
- يسجّل الموردون مجاناً من دعوتك، دون حاجة إلى حساب مشتريات مسبق.
- تبقى قائمة الموردين المدعوين خاصة بالمشتري ولا تُعرض على الموردين قيد المقارنة.
- يمكن دعوة مورديك المعتمدين حالياً جنباً إلى جنب مع أي مورد جديد، في الطلب نفسه.
- يمكن للمطابقة المدعومة بالذكاء الاصطناعي اقتراح شركات إضافية من الشبكة تناسب الطلب.
عروض تصطف لأنها تجيب عن الطلب نفسه
تسجّل وحدة أمر الشراء مورداً واحداً وسعراً واحداً. لا مكان فيها لوضع عرض منافس بجانب ذلك العرض، فتحدث المقارنة في جدول بيانات منفصل، أو لا تحدث أصلاً. يحمل طلب VEXORS بنوده وكمياته ومعاييره الخاصة، ويجيب كل مورد عن البنود نفسها، فتصل الردود مصطفةً بدلاً من وصولها بأي صيغة يختارها كل مورد. تُصدَّر المقارنة إلى Excel إن كان هذا هو المكان الذي يُراجَع فيه القرار، وتدعم أكثر من عملة عندما يسعّر الموردون بعملات مختلفة.
- تُصاغ الطلبات كـ RFQ أو RFP أو RFI، ببنود ومعايير تقييم تُحدَّد قبل النشر.
- يصل كل عرض بالبنية نفسها التي وضعها المشتري في طلبه، فتكون العروض قابلة للمقارنة عند إغلاق الموعد.
- تُصدَّر المقارنة إلى Excel لمن يراجع القرار خارج VEXORS.
- يعمل كل طلب بالعملة التي تحددها، ويسعّر كل المتقدمين بها.
استفسارات تُجاب مرة واحدة وتُنشر للجميع
لا يوجد في وحدة المشتريات حقل لسؤال يطرحه مورد قبل تسعير بند ما. على VEXORS، يطرح المورد سؤاله داخل الطلب، ويجيب المشتري مرة واحدة، وتُنشر تلك الإجابة لكل الموردين الآخرين في الوقت نفسه، فلا يسعّر أحد الطلب بناءً على افتراض صُحِّح لغيره. لا يُكشف اسم من طرح السؤال لبقية الموردين. وإذا تغيّر الطلب نفسه، تصل المراجعة إلى كل مورد في اللحظة ذاتها، ويُوضع علامة على أي عرض ما زال مسعّراً على نسخة قديمة قبل مقارنته.
- يصل سؤال المورد وإجابة المشتري إلى كل الموردين الآخرين، لا إلى من طرح السؤال وحده.
- لا يُكشف اسم من طرح السؤال للموردين الآخرين.
- تصل أي مراجعة أو ملحق إلى كل الموردين في الوقت نفسه.
- يُوضع تلقائياً علامة على أي عرض مسعّر على نسخة سابقة للمراجعة الأخيرة.
تُسوَّى العروض قبل ترتيبها
أقل رقم كما قُدِّم ليس دائماً أقل عرض. أي بند تركه مورد دون تسعير يُحصى ويُسعَّر ويُعاد إلى الإجمالي بتقدير المشتري نفسه أو بمتوسط العروض الأخرى لذلك البند، فلا يفوز عرض يبدو الأرخص لمجرد أنه ترك أكثر البنود دون تسعير. المبلغ الإجمالي المُعلن كبند واحد لا يزال يُحتسب مسعّراً، وفقط الثغرة الصامتة تُضاف إلى الإجمالي. وفي كل بند له ثلاثة أسعار على الأقل، يُوضع علامة على أي سعر بعيد عن سعر الآخرين مع نسبة ابتعاده، فيحظى أي بند منخفض أو مرتفع بشكل غير معتاد بنظرة ثانية قبل الوثوق بالإجمالي.
- تُسعَّر البنود غير المسعَّرة وتُعاد إلى الإجمالي بتقدير المشتري أو بمتوسط العروض الأخرى لذلك البند.
- المبلغ الإجمالي المُعلن كبند واحد يُحتسب مسعّراً؛ فقط الثغرة الصامتة تُضاف.
- أي سعر بعيد عن المتوسط في بند له ثلاثة أسعار أو أكثر يُوضع عليه علامة مع نسبة ابتعاده.
- تُرتَّب العروض على الإجمالي بعد التسوية، لا على الإجمالي كما قُدِّم.
لكل درجة سبب، والملف يتذكر لماذا
لا يوجد حقل لما قِيس عليه العرض. حين تسأل المالية عن سبب فوز ذلك المورد، يُعاد بناء الإجابة من الذاكرة أو من سلسلة بريد قديمة. على VEXORS، يُقيَّم كل عرض من 100 وفق معايير المشتري التجارية والفنية، بأوزان يحددها المشتري نفسه، مع سبب مكتوب بجانب كل درجة. يوصي الذكاء الاصطناعي بعرض، ويبقى القرار للمشتري، وتُسجَّل الموافقة باسم صاحبها. تبقى الدرجات والأسباب والمراجعات والأسئلة والأجوبة والموافقات المسمّاة كلها مع المناقصة، فتكون الإجابة في الملف بدلاً من ذاكرة أحدهم.
- تُقيَّم العروض من 100 وفق أوزان المشتري التجارية والفنية الخاصة به.
- يوصي الذكاء الاصطناعي بعرض ويكتب السبب بجانب كل درجة، والقرار للمشتري.
- تُسجَّل الموافقات باسم صاحبها مقابل الترسية.
- تبقى الدرجات والأسباب والمراجعات والأسئلة والأجوبة مع المناقصة كسجل واحد.
وحدة الشراء لم تُبنَ أصلاً لهذه المهام الأربع. وكل واحدة منها تكلفك اليوم.
وحدة ERP وحدها مقابل VEXORS أمامها
إيجاد مورد جديد
- وحدة المشتريات في ERP وحدها
- فقط الموردون المدرجون في قائمة الموردين
- VEXORS
- أي مورد تدعوه، يسجّل مجاناً، دون سجل مورد مسبق
مقارنة أكثر من عرض
- وحدة المشتريات في ERP وحدها
- مورد واحد وسعر واحد؛ أي عرض ثانٍ يذهب إلى جدول بيانات منفصل
- VEXORS
- كل عرض على بنود الطلب نفسها، تُقارَن جنباً إلى جنب
أسئلة الموردين
- وحدة المشتريات في ERP وحدها
- تُدار عبر الهاتف أو البريد، مورداً واحداً في كل مرة
- VEXORS
- تُطرح داخل المناقصة، وتُجاب مرة واحدة، وتُنشر لكل الموردين
تعديل متأخر على الطلب
- وحدة المشتريات في ERP وحدها
- يُعاد إرساله بالبريد، دون طريقة للتأكد ممن اطّلع عليه
- VEXORS
- يصل إلى كل الموردين دفعة واحدة؛ ويُوضع علامة على أي عرض قديم
بنود غير مسعّرة أو ناقصة
- وحدة المشتريات في ERP وحدها
- لا تُكتشف؛ وقد يخفي أقل إجمالي أكثر ما تُرك دون تسعير
- VEXORS
- تُسعَّر وتُعاد بتقدير المشتري أو بالمتوسط قبل الترتيب
السبب وراء فوز المورد
- وحدة المشتريات في ERP وحدها
- لا حقل له؛ يُعاد بناؤه من الذاكرة حين تسأل المالية
- VEXORS
- سبب مكتوب بجانب كل درجة، محفوظ مع المناقصة
من وافق على الترسية
- وحدة المشتريات في ERP وحدها
- لا يُسجَّل كخطوة منفصلة
- VEXORS
- يُسجَّل باسم صاحب الموافقة مقابل الترسية
أمر الشراء والفاتورة والدفع
- وحدة المشتريات في ERP وحدها
- يُصدَر ويُطابَق ويُرحَّل
- VEXORS
- دون تغيير: لا يزال يُصدَر ويُطابَق ويُرحَّل في ERP
إعادة الطلب مكانها ERP. أما القرارات فمكانها VEXORS.
المشتريات المنظمة ليست الخيار الصحيح لكل عملية شراء. إليك كيف تعرف أيّهما يناسب الشراء الذي أمامك.
تكفي الوحدة وحدها عندما
- تكون عملية إعادة طلب من مورد متعاقد معه بالفعل، وبسعر متفق عليه أصلاً.
- يكون صنفاً من الكتالوج يُجدَّد وفق جدول ثابت، دون سبب لمراجعة السوق مجدداً.
تحتاج VEXORS عندما
- يجب أن يتنافس أكثر من مورد قبل أن يلتزم أحد.
- لم تُورَّد هذه الفئة من قبل، أو مرّ وقت كافٍ ليتغير فيه الأسعار أو الموردون.
- تحتاج عملية الشراء إلى سبب موثّق، لأن المالية أو المدقق سيسأل كيف اتُّخذ القرار.
هل سلّم المورد فعلاً. تُظهر الوحدة ما دُفع للمورد. ولا تحتفظ بأي سجل عن تسليمه في الوقت المحدد أو عن أدائه مقارنة بمن تنافسوا معه، لأنه لم يُطلب من أي طرف تقييم الآخر.
ما الذي يتغيّر فعلياً، لتقنية المعلومات
لا شيء يُستبعد. يبقى ERP هو السجل الرسمي لأوامر الشراء والفوترة والدفع، تماماً كما هو اليوم. يقف VEXORS أمامه في الخطوة التي يُختار فيها المورد، فيدير طلب RFQ أو RFP أو RFI ويجمع العروض قبل أن يُصدر أحد أمر شراء. لا يوجد ترحيل بيانات، لأن بيانات ERP لا تتحرك من مكانها.
الأسئلة الأمنية وأسئلة الامتثال التي تُطرح بعد ذلك عادةً، تجد إجاباتها في صفحة الأمان في VEXORS.
لمن يغيّر هذا الأمور
مسؤولو المشتريات والمشترون
أي شخص يدير الطلبات اليوم عبر الهاتف أو البريد أو صندوق وارد مشترك، فوق ERP لا يرى النتيجة إلا بعد اختيار المورد بالفعل.
المالية والتدقيق الداخلي
أي شخص اضطر سابقاً لتفسير سبب فوز مورد ما مستنداً إلى سلسلة بريد أو إلى الذاكرة بدلاً من سجل محفوظ مع الطلب.
تقنية المعلومات وأصحاب الأنظمة
أي شخص يُطلب منه إبقاء ERP السجل الرسمي الوحيد، دون تكامل جديد، ودون ترحيل بيانات، ودون اقتلاع أي شيء لإضافة التوريد أمامه.
المصافحة
المناقصة تُدار على VEXORS
يستجيب الموردون لطلب RFQ أو RFP أو RFI بعروض مقابل البنود نفسها، فتصطف الردود جنباً إلى جنب بدلاً من الوصول بصيغ مختلفة.
المشتري يقرر
يرتّب تقييم الذكاء الاصطناعي العروض ويكتب سبب كل درجة. يراجع المشتري هذا الترتيب ويختار المورد. VEXORS لا يُرسي على أي عرض من تلقاء نفسه أبداً.
الترسية تنتقل إلى ERP
يُدخَل المورد الفائز والسعر المتفق عليه في ERP بالطريقة نفسها التي يُدخَل بها أي أمر شراء اليوم، من قِبل من يصدر أوامر الشراء أصلاً في الفريق.
ERP يتولى الأمر من هناك
يبقى أمر الشراء ومطابقة الفاتورة والدفع في مكانها تماماً كما كانت دائماً. ينتهي دور VEXORS عند الترسية.
أسئلة شائعة
احصل على قالب RFQ/RFP/RFI مجاناً
قالب توريد قابل لإعادة الاستخدام لطلبات RFQ/RFP/RFI، يتضمّن بنود الطلب ومعايير التقييم وتعليمات الموردين. أدخل بريدك وحمّله.
إلى أين تذهب بعد ذلك
- VEXORS للمشترينالصورة الكاملة: الطلبات، والدعوات، والعروض، والتقييم، والترسية، في مسار واحد.
- البريد مقابل RFQ منظمما الذي يتغيّر حين ينتقل التوريد من صندوق الوارد إلى طلب واحد منظم.
- الحزمة المؤسسية مقابل منصة التوريدأين تناسب حزمة كاملة من التوريد حتى الدفع، وأين تكفي طبقة توريد أخف.
- اطّلع على الأسعارمجاني للبدء على باقة استكشاف، ثم باقتا نمو وتوسع مع نمو حجم التوريد لديك.