كيف تسوّي عطاءات الإنشاءات قبل أن تقارنها

تسوية العطاءات هي تعديل كل عطاء مقدَّم على الحزمة حتى تسعّر الإجماليات التي تقارنها العملَ نفسه على الأساس نفسه. وأقل عطاء مقدَّم كثيرًا ما لا يكون الأقل فعلًا، لأنه في الغالب العطاء الذي ترك أكبر عدد من البنود بلا سعر، أو استثنى أكبر قدر من الأعمال في خطاب التقديم، أو طلب أكلف الشروط.

هذه هي الطريقة التي يتّبعها الفريق التجاري في تسوية عطاءات أي حزمة قبل أن يوصي أحد بالترسية. وهي تصلح للمقاول الرئيسي حين يطرح عقود الباطن، ولمقاول الباطن حين يشتري المواد والعمالة، وللمطوّر حين يقارن عطاءات المقاولين الرئيسيين. وتجد التعريف المختصر في مسرد المصطلحات.

لماذا تضلّل الإجماليات المقدَّمة

إجمالي العطاء هو مجموع ما اختار المتقدّم أن يسعّره. وستة أمور تجعل هذا المجموع يختلف عمّا ستكلّفك الحزمة فعلًا.

• البنود غير المسعّرة. خانة فارغة، أو شرطة، أو صفر في جدول الكميات. قد تنصّ مقدّمة جدول الكميات على أن البند غير المسعّر يُعدّ مشمولًا في أسعار البنود الأخرى. ومع ذلك، فمقاول الباطن الذي لم يحسب حساب العمل سيجادلك فيه في الموقع.
• المبالغ المقطوعة. قسم كامل مسعَّر برقم واحد بلا أسعار وحدات خلفه. لا ترى ما يشمله، ولا تستطيع تقييم الأوامر التغييرية على أساسه.
• التحفّظات والاستثناءات. يقول خطاب التقديم «السقالات على المقاول الرئيسي» أو «الفحص والتشغيل مستثنى» أو «الأسعار لا تشمل ضريبة القيمة المضافة». لا شيء من ذلك يظهر في جدول الكميات المسعّر، وكله يكلّفك مالًا.
• المبالغ الاحتياطية ومبالغ التكلفة الأولية. ينبغي أن يحملها كل المتقدّمين بالأرقام نفسها. والمتقدّم الذي خفّض أحدها أو حذفه يخفض إجماليه دون أن ينافس في شيء.
• أسعار بعيدة عن الآخرين. سعر يساوي ثلث أسعار العطاءات الأخرى هو خطأ، أو قراءة خاطئة للمواصفات، أو اختيار متعمَّد. وكل واحد من هذه يكلّفك لاحقًا.
• شروط لها كلفة. دفعة مقدمة بنسبة 20%، أو دفع خلال 30 يومًا بينما يدفع لك عميلك خلال 60، أو رفض المحتجزات. عطاءان بالإجمالي نفسه وبشروط مختلفة كلفتهما مختلفة.

كيف تسوّي عطاءات الإنشاءات خطوة بخطوة

1. ثبّت الأساس: جدول الكميات كما طرحته

يجب أن يسعّر كل عطاء جدول الكميات الذي طرحته، ببنيته نفسها: أرقام البنود وأوصافها ووحداتها وكمياتها. تحقّق من أن كل متقدّم أقرّ باستلام كل ملحق صدر أثناء المناقصة. وإن سعّر أحدهم نسخة سابقة، فانقل أسعاره إلى النسخة الحالية أو اطلب منه إعادة التقديم.

بعض المتقدّمين يعيدون كتابة جدول الكميات، أو يغيّرون الكميات، أو يسعّرون حصرهم الخاص. ضع أسعارهم على كمياتك قبل أي مقارنة. وانتبه لعبارات مثل «الكميات حسب حصرنا» و«خاضعة لإعادة القياس».

وإن ظلّت العطاءات تعود بأشكال مختلفة، فالسبب في الغالب هو جدول الكميات نفسه. ويعرض نموذج جدول الكميات بنية يسعّرها المتقدّمون دون اجتهاد في تفسيرها.

2. أحصِ ما تركه كل عطاء بلا سعر

راجع كل عطاء وسجّل كل بند بلا سعر. وافصل عبارة «مشمول» عن الخانة الفارغة. فعبارة «مشمول» ادعاء بأن الكلفة موجودة في سعر بند آخر، فاسأل أين. والخانة الفارغة بند لم يسعّره المتقدّم.

دوّن العدد لكل متقدّم. فالعطاء الذي ترك 38 بندًا من 186 بلا سعر يغطي حزمة غير التي طرحتها.

3. أعد تسعير الثغرات، واحتفظ بالإجماليين

سعّر كل بند متروك بسعر تقديرك له. وحيث لا تقدير لديك، استخدم وسيط الأسعار التي وضعها المتقدّمون الآخرون على البند نفسه. الوسيط أسلم من المتوسط، لأن سعرًا واحدًا متطرفًا لا يكاد يحرّكه. وإن أردت الحيطة في حزمة معروفة بكثرة المطالبات، فاستخدم أعلى أسعار العطاءات الأخرى. وأيّ قاعدة اخترت، طبّقها على كل المتقدّمين ودوّنها.

أبقِ الإجمالي كما قُدِّم في الجدول، وضع الإجمالي بعد التسوية إلى جانبه. لا تستبدل رقم المتقدّم برقمك أبدًا. فالإجمالي المقدَّم هو ما عرضه المتقدّم وما سيوقّع عليه، والإجمالي بعد التسوية تقديرك لكلفة الحزمة معه. والفرق بينهما إما أن تحصل على تسعيره في استيضاح، وإما أن تحمله مخاطرةً.

4. فرّق بين المبالغ المقطوعة والأقسام المعتذَر عنها

قد يسعّر المتقدّم قسمًا كاملًا برقم واحد ويصرّح بأنه يغطي القسم. اعتبر هذا القسم مسعَّرًا، وقارن مبلغه بالقسم نفسه في العطاءات الأخرى. واطلب تحليلًا له قبل الترسية، لتكون لديك أسعار وحدات تقيّم بها الأوامر التغييرية.

وقد يعتذر المتقدّم عن قسم بأكمله، كأن يعتذر مقاول باطن الأعمال الصحية عن شبكات الصرف الخارجية. هذا عطاء بنطاق جزئي. أظهره كذلك في جدول المقارنة، حتى لا يقرأ أحد إجماليه على أنه سعر للحزمة كاملة. وإن كانت ترسيته تعني شراء القسم المعتذَر عنه من طرف آخر، فأضف تلك الكلفة عند المقارنة.

5. اقرأ التحفّظات وأعد تسعير كل استثناء

جدول الكميات المسعّر نصف العطاء. ونصفه الآخر خطاب التقديم وقائمة الاستيضاحات والافتراضات. اقرأها كلها، وأعد تسعير كل استثناء بتقديرك أو بأسعار العطاءات الأخرى.

ومن أكثرها تكرارًا في حزم المنطقة:

• الوصول والسقالات: «السقالات على المقاول الرئيسي». سعّر السقالات لمدة عمل هذا التخصص.
• الفحص والتشغيل التجريبي: «الفحص والتشغيل مستثنى» أو «حضور فقط». سعّره بأعلى سعر بين المتقدّمين الذين شملوه.
• أعمال البناء المرتبطة بالتخصص: «أعمال البناء المرتبطة على غيرنا». سعّرها من أسعار العطاءات الأخرى أو من تقديرك.
• اعتمادات الدفاع المدني: «التقديمات والتفتيش على غيرنا». أضف الجهد، أو اجعل الاعتماد شرطًا للترسية.
• ضريبة القيمة المضافة: «الأسعار لا تشمل الضريبة»، أو لا ذكر لها أصلًا. ضع العطاءات كلها على الأساس نفسه: 5% في الإمارات و15% في السعودية.
• تصعيد الأسعار: «خاضع لسعر الحديد عند الطلب». أضف مبلغًا للمواد المعرّضة حتى تاريخ الطلب المتوقع.

وتضم قائمة تسوية العطاءات 25 استثناءً وتحفّظًا تحرّك سعر الحزمة، مع طريقة تسوية كل منها. وبعضها لا يمكن تسعيره، مثل غياب شهادة القيمة المحلية المضافة حيث يشترطها عميلك. احسم هذه قبل مقارنة الأسعار.

وكل تحفّظ يبقى قائمًا عند الترسية يصبح جزءًا من عقد الباطن. فإما أن يُسحب كتابةً، وإما أن يُسعَّر.

6. استبعد المبالغ الاحتياطية ومبالغ التكلفة الأولية من المقارنة التنافسية

المبلغ الاحتياطي يحمله كل المتقدّمين بالرقم الذي وضعته، ويُعدَّل إلى الكلفة الفعلية حين يصدر الأمر بالعمل. ومبلغ التكلفة الأولية مثله، لكنه لبضائع أو أعمال من مورّد أو مقاول باطن مسمّى. ولا يكشف أيٌّ منهما من الأرخص.

تحقّق من أن كل عطاء حمل المبالغ الاحتياطية ومبالغ التكلفة الأولية كما وردت تمامًا، وأعد ما غُيِّر منها. ثم قارن العطاءات على الإجمالي من دونها. وفي مبالغ التكلفة الأولية، قارن الربح وأعمال الخدمة التي سعّرها كل متقدّم مقابلها.

7. أبرِز الأسعار البعيدة عن العطاءات الأخرى

قارن سعر كل متقدّم في كل بند بوسيط أسعار العطاءات الأخرى. حدّد نطاقًا قبل أن تنظر في الأرقام، مثلًا من 0.4 إلى 2.5 ضعف الوسيط، واسأل عن كل سعر يخرج عنه. والسعر الخارج عن النطاق يكون في العادة خطأً حسابيًا، أو قراءة خاطئة للوحدة أو المواصفة، أو اختيارًا تسعيريًا متعمَّدًا.

والاختيار المتعمَّد الذي يجب التنبّه له هو تحميل الأسعار على البنود المبكرة. يسعّر المتقدّم الأعمال المبكرة بأسعار مرتفعة، كالتحشيد والبنود التمهيدية والحفر والتمديدات الأولية. ويسعّر الأعمال المتأخرة بأسعار منخفضة، كالفحص والتشطيبات والتسليم. يبقى الإجمالي منافسًا، ويقبض المتقدّم أكثر في الأشهر الأولى. فإن تعثّر في منتصف العمل، تكون قد دفعت أكثر من قيمة ما نُفّذ، وتبقى الأعمال المتبقية مسعّرة بأقل من كلفتها على من يحلّ محلّه.

والأسعار تحدّد أيضًا قيمة الأوامر التغييرية والكميات المعاد قياسها. فالسعر المرتفع على بند يُرجَّح أن تزيد كميته يكلّفك مع كل وحدة إضافية. وحيث يبدو النمط تحميلًا على البنود المبكرة، اطلب قبل الترسية تحليلًا للسعر إلى عمالة ومواد ومعدات ومصاريف عامة.

8. احسب كلفة الشروط بكلفة التمويل لديك

الشروط تحرّك النقد، وللنقد كلفة. استخدم كلفة التمويل لديك، أي المعدّل الذي تموّل به شركتك رأس مالها العامل، واحسب كلفة كل شرط تقديرًا.

• الدفعة المقدمة. دفعة مقدمة بنسبة 20% على حزمة قيمتها 3.0 مليون درهم، تُستردّ بالتساوي على برنامج مدته 12 شهرًا، تعني أنك تموّل في المتوسط نحو 300,000 درهم لمدة سنة. وبكلفة تمويل 8%، يبلغ ذلك نحو 24,000 درهم، قبل كلفة ضمان الدفعة المقدمة.
• أيام الدفع. المتقدّم الذي يطلب الدفع خلال 30 يومًا، بينما يدفع لك عميلك خلال 60، يجعلك تموّل قيمة مستخلص شهر تقريبًا طوال مدة المشروع.
• المحتجزات. المتقدّم الذي يرفض المحتجزات، أو يطلب 5% حيث تحتجز أنت 10%، أو يطلب الإفراج عند الإنجاز بدل نهاية فترة ضمان العيوب، يتركك تحتجز من ماله أقل ولمدة أقصر. احسب الفرق نقدًا، وعامل الضمان الذي فقدته مخاطرةً مستقلة.

ضع النتيجة إلى جانب الإجمالي بعد التسوية على أنها تقدير. وأبقها منفصلة، ليرى الجميع أيّ جزء من الفرق سببه النطاق وأيّه سببه الشروط.

9. راجع الحسابات

اضرب كل سعر في كميته. اجمع كل قسم، وتحقّق من أن صفحات التجميع والملخّص تنقل الأرقام الصحيحة. وينبغي أن تحدّد تعليمات المناقصة أيّهما يسود حين يختلف سعر الوحدة عن ناتج ضربه في الكمية، والشائع أن يسود سعر الوحدة. طبّق هذه القاعدة ودوّن كل تصحيح. وتحقّق أيضًا من العملة وأساس الضريبة في صفحة الملخّص.

10. قارن الإجماليات بعد التسوية

الآن فقط رتّب العطاءات، على الإجمالي بعد التسوية، مع الإجمالي كما قُدِّم وكلفة الشروط إلى جانبه. والعطاء الذي يتنقّل عدة مراتب بين العمودين يحتاج جملة تشرح السبب في الجدول. ويؤدّي جدول مقارنة العطاءات المجاني ذلك في Excel: يحصي الثغرات، ويعيد تسعيرها، ويعلّم الأسعار خارج نطاق 0.4 إلى 2.5 من الوسيط، ويرتّب الإجماليين.

11. قيّم فنيًا وتجاريًا بأوزان محدّدة قبل وصول العطاءات

السعر جزء من قرار الترسية. يسأل التقييم الفني إن كان المتقدّم قادرًا على تنفيذ العمل: منهجية التنفيذ، والبرنامج الزمني، والموارد، والكوادر الرئيسية، والمشاريع المماثلة، والمطابقة للمواصفات. ويشمل التقييم التجاري الإجمالي بعد التسوية، والشروط، وما بقي مفتوحًا من التحفّظات.

حدّد الأوزان قبل وصول العطاءات، مثلًا 60 للتجاري و40 للفني. فالأوزان التي تُختار بعد فتح العطاءات تميل إلى مجاراة المتقدّم المفضّل. قيّم كل عطاء وفق الأوزان، ودوّن سببًا لكل درجة.

12. وثّق سبب فوز الفائز

احتفظ بجدول المقارنة بإجمالييه، وبالقاعدة التي سعّرت بها الثغرات، وبكل استيضاح وجوابه، وبالأوزان والدرجات، وبعبارة قصيرة تشرح سبب فوز الفائز. وثبّت النطاق المتفق عليه والتحفّظات المسحوبة في خطاب الترسية. هذا السجل يجيب العميل والمدقّق والمتقدّمين الذين لم يفوزوا، ويخبر فريق الموقع بما اشتُري فعلًا.

مثال محلول: حزمة واحدة وخمسة عطاءات

الأرقام أدناه توضيحية. يطرح مقاول رئيسي حزمة أعمال صحية وصرف من 186 بندًا، وتقديره لها 3.40 مليون درهم. تقدّم خمسة من مقاولي الباطن، وأُعيد تسعير البنود المتروكة بأسعار التقدير.

قدّم المتقدّم «هـ» أقل عطاء، بسعر يقلّ عن التقدير بنسبة 41%. لكنه ترك 38 بندًا من 186 بلا سعر، أي نحو بند من كل خمسة. وبعد التسوية يبلغ عطاؤه 3.63 مليون درهم، فوق التقدير، ويحلّ أخيرًا. أما «أ» فكان الرابع على الورق، وترك بندين فقط بلا سعر، فيتصدّر بعد التسوية بـ3.16 مليون درهم. و«د» سعّر البنود كلها، فينتقل من المركز الأخير إلى الثالث.

والمثال لا يعالج سوى البنود غير المسعّرة. فاستثناءات خطابات التقديم وكلفة الشروط ستحرّك هذه الإجماليات أكثر. والفارق بين «أ» و«ب» 0.10 مليون درهم فقط، فقد تحسم التحفّظات والشروط والتقييم الفني المفاضلة بينهما.

أخطاء شائعة

• ترتيب العطاءات على الإجماليات المقدَّمة وتسوية عطاء الفائز وحده.
• استبدال سعر المتقدّم بالرقم بعد التسوية، فلا يعود أحد يرى ما عُرض فعلًا.
• تسعير الثغرات بمتوسط العطاءات الأخرى، فيشوّهه سعر واحد متطرف.
• قراءة جدول الكميات المسعّر وتجاوز خطاب التقديم.
• إبقاء المبالغ الاحتياطية داخل المقارنة التنافسية، أو قبول عطاء غيّرها.
• قبول سعر منخفض جدًا دون السؤال عن سببه.
• تحديد أوزان التقييم بعد فتح العطاءات.
• إصدار خطاب الترسية والتحفّظات ما زالت قائمة.

التسوية على VEXORS

على VEXORS، يسعّر كل عطاء جدول الكميات نفسه بالبنية نفسها. وتُعاد إضافة البنود التي تركها المتقدّم بلا سعر بسعر تقديرك أو بوسيط أسعار العطاءات الأخرى، ويظهر الإجمالي بعد التسوية إلى جانب الإجمالي كما قُدِّم. وتُبرَز الأسعار الواقعة خارج نطاق 0.4 إلى 2.5 ضعف وسيط العطاءات الأخرى، مع نصيحة بطلب تحليل للسعر حيث يبدو النمط تحميلًا على البنود المبكرة. وتُحتسب كلفة الدفعة المقدمة وأيام الدفع والمحتجزات بكلفة التمويل لديك، تقديرًا يظهر إلى جانب الإجمالي. وتُطابَق الإجابات والأسعار والشروط لكشف أي تناقض بينها.

ثم يقيّم الذكاء الاصطناعي كل عطاء وفق معاييرك التجارية واستبيانك الفني، بالأوزان التي تحدّدها، ويكتب توصيته مع أسبابها. ويبقى قرار الترسية لك وللمعتمِدين لديك. ويمكن تصدير المقارنة إلى Excel.

تعرّف على تقييم العطاءات على VEXORS، أو على طريقة إدارة VEXORS لمناقصات الإنشاءات.